Bonnen fotograferen
Je maakt een foto met je telefoon, het systeem leest de gegevens uit en zet ze klaar voor de boeking.
Administratie automatiseren voor je eenmanszaak of zzp
Als zelfstandige doe je alles zelf: het werk, de offertes en ook de administratie. Dat laatste blijft vaak liggen tot het moet.
Wij zorgen dat bonnetjes, uren en facturen zichzelf grotendeels bijhouden, zodat je de administratie in een kwartier per week kunt bijwerken in plaats van in een avond per maand.
Een administratie die past bij een druk leven
Een eenmanszaak heeft geen administratieafdeling. Wie ondernemer is, doet de boekhouding in de uren die overblijven. Dat gaat goed zolang het werk rustig is en loopt vast zodra het druk wordt. De bonnetjes stapelen zich op, de facturen blijven liggen en je weet niet meer wat je hebt uitstaan.
Onze aanpak is daarom licht. We zoeken de handelingen die je het vaakst herhaalt en halen die het eerst weg. Een bonnetje fotograferen duurt tien seconden, en de gegevens worden uitgelezen en geboekt. Een factuur die je klant krijgt, wordt automatisch opgevolgd als hij niet op tijd wordt betaald.
Overzicht
Wat we voor jou kunnen regelen
Uren bijhouden
Je noteert uren per klant of project, bijvoorbeeld voor je facturering of voor het urencriterium.
Facturen versturen
Een factuur is in een paar klikken klaar, met automatische herinneringen als hij openstaat.
Bank koppelen
Je transacties komen vanzelf binnen en worden gekoppeld aan facturen en bonnen.
Klein beginnen, snel resultaat
Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Veel zelfstandigen beginnen met de bonnetjes, omdat dat het meest ergert. Met een app op je telefoon, zoals beschreven bij bonnen scannen met een app, is dat in een dag ingericht. Wil je daarna ook je facturen laten opvolgen, dan helpt facturen die zichzelf opvolgen.
Voor een eenmanszaak telt tijd zwaarder dan voor een groot bedrijf, omdat elke uur administratie een uur is waarin je niets verdient. Daarom beoordelen we elke stap op wat hij je oplevert. Kost iets meer moeite dan het bespaart, dan bouwen we het niet.
Ook de scheiding tussen privé en zakelijk is een veelvoorkomend probleem. Een aparte zakelijke rekening en een vaste werkwijze voor privéopnames maken je administratie een stuk eenvoudiger. We denken daar graag over mee, als je dat wilt.
Een ander veelvoorkomend probleem is het kwartaal. Elke drie maanden moet de btw worden aangegeven, en dat betekent dat je de cijfers van de afgelopen periode moet kennen. Met een administratie die bijgehouden is, staan die cijfers klaar. Je krijgt een herinnering een week van tevoren, met een overzicht van wat er klopt en wat nog mist.
Aanpak
Zo begin je
- 01
Eerste gesprek
Je vertelt wat je nu doet en wat je het meest tijd kost.
- 02
Eén ding kiezen
We kiezen het onderdeel dat het snelst oplevert, vaak de bonnetjes.
- 03
Uitproberen
Je gebruikt het een paar weken, en we passen aan wat niet goed werkt.
- 04
Uitbreiden
Past het, dan voegen we facturen, uren of de bank toe.
Als je groeit of samenwerkt
Een eenmanszaak verandert soms in iets anders. Je neemt een compagnon, dan wordt het een vof of maatschap, en de afspraken tussen jullie moeten ook in de administratie terugkomen. Hoe dat werkt, lees je bij een vof of maatschap.
Neem je personeel aan of zet je een bv op, dan groeit de administratie mee. Een goed ingerichte start maakt die overgang makkelijk, omdat de basis al klopt en je niet opnieuw hoeft te beginnen. Een overzicht van alles wat we voor administratie doen vind je bij de pagina over alles over financiële administratie.
Het belangrijkste is dat het systeem je werk niet groter maakt. Een tool die elke dag aandacht vraagt, past niet bij een ondernemer die al een volle agenda heeft. Daarom kiezen we voor weinig knoppen, duidelijke meldingen en een werkwijze die je in een paar minuten snapt.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel je voor dat je als fotograaf werkt. Je bent veel onderweg, je koopt materiaal bij verschillende winkels en je factureert klanten na elke opdracht. Nu stop je bonnetjes in een map en maak je facturen in een los programma. Aan het eind van het kwartier zit je een avond te zoeken naar wat waar hoort.
Met een app voor bonnen en een vaste factureerroute is dat een kwestie van een paar minuten per week. Je fotografeert het bonnetje meteen na de aankoop, en de factuur staat na de opdracht klaar. Aan het eind van het kwartier controleer je alleen nog wat het systeem heeft gemarkeerd.
Vragen
Veelgestelde vragen
Nee, we beginnen met één ding. Voor veel zelfstandigen is dat het fotograferen van bonnetjes of het automatisch opvolgen van facturen.
Dat hangt af van wat je kiest. Omdat we klein beginnen, kun je dat in het eerste gesprek afstemmen op wat je wilt uitgeven.
Niet per se. We kijken eerst of je huidige pakket of een eenvoudig pakket volstaat. Iets nieuws adviseren we alleen als het echt iets oplevert.
Ja. Je boekhouder kan meekijken en gebruikt de gegevens zoals ze er staan. Dat maakt zijn werk vaak sneller en goedkoper.
Ja. We bouwen niets wat je verplicht om het uit handen te geven. Veel klanten gebruiken de automatisering juist om de administratie zelf sneller en met minder fouten te doen.
Vrijblijvende informatie
Kom langs op afspraak of bel 06-23424070. Vertel wat je als zelfstandige het meest ergert aan je administratie, dan beginnen we daar.
- Kennismaken op kantoor aan De Keeg 7 of via Microsoft Teams
- Persoonlijk advies, afgestemd op jouw situatie
- Je hoort binnen één werkdag van ons
- Vrijblijvend: geen verplichtingen; prijs op aanvraag
