Facturen uitlezen
Inkoopfacturen worden herkend en klaargezet voor boeking, met leverancier, bedrag en btw al ingevuld.
Administratie automatiseren met scan-en-herken en koppelingen
De boekhouding is het werk dat zich het best laat automatiseren, omdat het vol zit met vaste handelingen: facturen inlezen, bankregels koppelen, herinneringen versturen en rapporten maken.
Wij richten dat zo in dat je minder hoeft in te voeren, en dat je op elk moment weet hoe je ervoor staat.
Waar de tijd in je boekhouding naartoe gaat
Wie een boekhouding bijhoudt, weet dat het meeste werk niet moeilijk is, maar veel. Een factuur openen, de bedragen overtypen, de juiste grootboekrekening kiezen, de bank afletteren en aan het eind van de maand een overzicht maken. Elke handeling is klein, maar bij honderd facturen per maand loopt het op.
Het goede nieuws is dat bijna al die handelingen vaste patronen volgen. Een leverancier stuurt elke maand een factuur met dezelfde opbouw, en een huurbetaling gaat steeds naar dezelfde rekening. Wat zich herhaalt, kun je een systeem laten doen, en wat afwijkt, laat je naar een mens doorsturen.
Wij beginnen met de tijd te meten. Hoeveel facturen komen er binnen, hoe lang kost het inboeken en waar gaat het mis? Met die cijfers kiezen we de handeling die de meeste tijd oplevert, en beginnen we daar. Zo besteed je geen geld aan automatisering die je weinig oplevert.
Overzicht
Wat we in de boekhouding automatiseren
Bankregels koppelen
Transacties komen automatisch binnen en worden gekoppeld aan een factuur of een vaste boeking.
Herinneringen versturen
Openstaande verkoopfacturen krijgen een herinnering op het moment dat jij hebt afgesproken.
Rapportages klaarzetten
Maandelijkse overzichten met omzet, kosten en openstaande posten staan klaar zonder dat iemand ze maakt.
Scan-en-herken en bankkoppeling
Bij inkoopfacturen is herkenning het eerste wat je inricht. Een factuur komt binnen als pdf of foto, het systeem leest de velden uit en zet een boeking klaar. Hoe dat werkt en waar de grenzen liggen, lees je bij documenten laten herkennen met AI. Twijfelgevallen komen in een controlelijst, zodat je alleen naar uitzonderingen kijkt.
De bankkoppeling haalt transacties automatisch binnen. Het systeem zoekt daarbij de bijbehorende factuur, op basis van factuurnummer, bedrag en tegenpartij. Een betaling zonder duidelijke match komt in een lijst. Betalingen starten we niet automatisch, want die bevestig je in je eigen bankomgeving, en dat blijft zo.
De technische verbindingen tussen je pakketten staan beschreven bij koppelingen tussen je pakketten. Voor een bredere kijk op de financiële kant van je bedrijf lees je alles over je financiële administratie.
Aanpak
Zo automatiseren we je boekhouding
- 01
Meten
We tellen facturen, bankregels en uren, zodat we weten waar de meeste tijd zit.
- 02
Eén onderdeel kiezen
We beginnen met herkenning of bankkoppeling, afhankelijk van wat het meeste oplevert.
- 03
Proefdraaien
Een paar weken draait het naast je handwerk, zodat je de uitkomsten kunt vergelijken.
- 04
Aanzetten en uitbreiden
Klopt het, dan laten we het zelfstandig lopen en voegen we het volgende onderdeel toe.
Inkoop en verkoop apart bekeken
Inkoop en verkoop vragen om een andere aanpak. Aan de inkoopkant gaat het om binnenkomst, herkenning en goedkeuring. Dat staat uitgewerkt bij inkoopfacturen automatisch verwerken. Het doel is dat je facturen op tijd betaalt, zonder dubbele betalingen en zonder dat er iets onder in de la blijft liggen.
Aan de verkoopkant gaat het om versturen, opvolgen en afletteren. Daarvoor kijk je bij verkoopfacturen die zichzelf opvolgen, waar herinneringen en betaalstatus centraal staan. Samen geven die twee kanten een compleet beeld van je geld dat binnenkomt en uitgaat.
Een boekhouder blijft nodig voor wat een oordeel vraagt, zoals een bijzondere boeking of een fiscale vraag. Automatisering neemt het voorwerk uit handen, zodat je boekhouder zijn tijd aan advies kan besteden en niet aan het overtypen van facturen.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel je voor dat je een bedrijf hebt met ongeveer honderdvijftig inkoopfacturen en driehonderd bankregels per maand. Nu besteedt iemand daar twee dagen aan, en aan het eind van de maand is er altijd een stapel die blijft liggen. De cijfers lopen daardoor een paar weken achter.
Met herkenning en een bankkoppeling is dat werk teruggebracht tot een controle van de uitzonderingen. Het overzicht staat de eerste dag van de maand klaar, en de cijfers zijn actueel. De twee dagen worden een halve dag, en de rest van de tijd is vrij voor werk dat meer oplevert.
Vragen
Veelgestelde vragen
Nee. Het haalt voorwerk weg, maar het oordeel over bijzondere boekingen en aangiften blijft bij een mens. Je boekhouder houdt meer tijd over voor advies.
Dat hangt af van de koppelingen die je pakket biedt. In het eerste gesprek kijken we welk pakket je gebruikt en wat daar al mogelijk is.
Twijfelgevallen komen in een controlelijst voordat er iets wordt geboekt. Je corrigeert een fout één keer, en het systeem onthoudt het voor de volgende keer.
Zeker. Bij weinig facturen is de winst kleiner, maar je voorkomt wel fouten en je hebt een vaste werkwijze die meegroeit met je bedrijf.
Een eerste onderdeel, zoals herkenning van inkoopfacturen, kun je vaak binnen een paar weken testen. De winst zie je meteen in de tijd die je kwijt bent.
Vrijblijvende informatie
Kom langs op afspraak of bel 06-23424070. Vertel hoeveel facturen en bankregels je per maand verwerkt, dan schatten we wat automatisering oplevert.
- Kennismaken op kantoor aan De Keeg 7 of via Microsoft Teams
- Persoonlijk advies, afgestemd op jouw situatie
- Je hoort binnen één werkdag van ons
- Vrijblijvend: geen verplichtingen; prijs op aanvraag
