AI-oplossingen
Mail laten sorteren, documenten laten herkennen en klantvragen laten voorbereiden, met een mens die de uitkomst controleert.
Bedrijfsprocessen automatiseren voor je bedrijf
Automatiseren begint bij de taak die elke week terugkomt en je steeds weer tijd kost. Wij halen het overtypen eruit, laten je pakketten met elkaar praten en bouwen software op maat waar standaardpakketten tekortschieten.
We beginnen klein, laten je zien wat het oplevert en bouwen pas daarna verder.
Waar automatisering bij jou begint
Een tool lost niets op als de stappen zelf onduidelijk zijn. Daarom tekenen we eerst op hoe een factuur, een aanvraag of een bestelling nu door je bedrijf loopt. Vaak zie je dan meteen waar het schuurt: een gegeven dat drie keer wordt overgetypt, een mail die blijft liggen of een lijst die alleen op één computer staat.
Daarna kiezen we één handeling om te automatiseren. Dat is bijna nooit de grootste of de meest indrukwekkende, maar de handeling die het vaakst terugkomt en het minst oordeel vraagt. Werkt die, dan weet je wat automatisering voor jouw bedrijf betekent, en kun je beslissen of je verder wilt.
Automatisering is ook geen doel op zich. Soms is de beste oplossing een simpelere afspraak of een instelling in een pakket dat je al hebt. Dat zeggen we dan eerlijk, ook als het ons een opdracht kost.
Overzicht
Zes manieren om handwerk weg te halen
Workflows en koppelingen
Formulieren, mail, bank, boekhouding en webshop laten samenwerken, zodat gegevens maar één keer worden ingevoerd.
Webapplicaties
Een eigen systeem voor klantenbeheer, voorraad, planning of berekeningen, ingericht zoals jouw bedrijf werkt.
Klantportalen
Een beveiligde plek waar klanten zelf hun documenten, facturen en aanvragen kunnen bekijken.
Apps
Een webapp op de telefoon voor scannen, uren schrijven of een controlelijst invullen onderweg.
Administratie
Facturen herkennen, bankregels koppelen en rapportages klaarzetten, zodat de boekhouding bijblijft.
Zo hangt het aanbod samen
Meestal combineer je twee of drie onderdelen. Een webapplicatie heeft koppelingen nodig om gegevens uit je boekhouding te halen, en een klantportaal gebruikt dezelfde gegevens. We beginnen bij de pagina die het dichtst bij je vraag ligt, en je leest van daaruit door. Wil je weten hoe documenten en mail slimmer worden afgehandeld, dan staat dat bij AI-oplossingen voor mail en documenten.
Ligt je probleem bij systemen die elkaar niet kennen, dan lees je meer bij workflows en koppelingen tussen je pakketten. Heb je een bedrijfsproces waar geen pakket voor bestaat, dan past een webapplicatie op maat vaak beter. Voor werk onderweg, zoals scannen of uren schrijven, kijk je bij een app voor onderweg.
Zit je probleem vooral in de boekhouding, dan staat de aanpak bij boekhouding en administratie automatiseren. Klanten die zelf documenten willen inzien of uploaden, passen in een klantportaal, en dat vind je als aparte pagina onder dit onderwerp.
Aanpak
Zo verloopt een automatiseringstraject
- 01
Proces tekenen
We brengen in beeld hoe het werk nu loopt en waar de tijd naartoe gaat.
- 02
Eén stap kiezen
We pakken de handeling die het vaakst terugkomt en het minst oordeel vraagt.
- 03
Bouwen en testen
We bouwen in korte rondes en testen met jouw echte gegevens.
- 04
Meten en uitbreiden
Na een paar weken kijken we wat het oplevert en wat de volgende stap is.
Wat een mens blijft doen
Wat een oordeel vraagt, blijft mensenwerk. Een systeem kan een factuur voorbereiden, maar bepaalt niet of je een klant krediet geeft. Het kan een antwoord voorstellen, maar het stuurt geen bericht over een klacht zonder dat iemand ernaar kijkt. We richten alles zo in dat zichtbaar is welke stap automatisch loopt en waar jij nog akkoord geeft.
Ook onderhoud hoort bij het plaatje. Leveranciers wijzigen hun koppelingen, een pakket krijgt een nieuwe versie en een regel die vorig jaar klopte, klopt nu niet meer. We spreken vooraf af wie dat in de gaten houdt, zodat een wijziging je proces niet ongemerkt stilzet.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel je voor dat je een bedrijf hebt dat machines onderhoudt. Aanvragen komen binnen per mail en formulier, de planning staat in een spreadsheet en de facturen maak je achteraf. Alles werkt, maar niets is verbonden, en elke dag gaat er een uur verloren aan overtypen en nabellen.
Met een formulier dat de aanvraag meteen in de planning zet, een herinnering voor de monteur en een factuur die na afronding klaarstaat, verdwijnt dat uur. Je hebt er geen nieuw pakket voor nodig, maar wel een paar slimme koppelingen die precies doen wat jij nu met de hand doet.
Vragen
Veelgestelde vragen
Voor elk mkb-bedrijf met werk dat zich herhaalt: een installateur, een adviesbureau, een webshop of een productiebedrijf. Is er een handeling die je elke week opnieuw doet, dan is er iets te automatiseren.
Nee. We beginnen bij de stap die de meeste tijd kost. Vaak is dat een koppeling, een formulier of een rapport. Wat daarna komt, beslis je zelf.
Dan kijken we eerst wat daar al mogelijk is. Veel pakketten hebben functies die niet zijn aangezet, en soms is een koppeling genoeg om het werk te halveren.
Dat spreken we vooraf af. Je kunt het onderhoud bij ons neerleggen of zelf oppakken. Wat je ook kiest, we leggen vast hoe het werkt, zodat een wijziging niet voor een verrassing zorgt.
Dat hangt af van wat je wilt. We noemen een prijs voor alleen de eerste stap, nadat we hebben gezien hoe je werkt. Zo weet je vooraf wat je uitgeeft en wat het je moet opleveren.
Vrijblijvende informatie
Kom langs op afspraak of bel 06-23424070. Beschrijf de handeling die je elke week opnieuw doet, dan kijken we samen of en hoe die te automatiseren is.
- Kennismaken op kantoor aan De Keeg 7 of via Microsoft Teams
- Persoonlijk advies, afgestemd op jouw situatie
- Je hoort binnen één werkdag van ons
- Vrijblijvend: geen verplichtingen; prijs op aanvraag
