Factuur versturen
Direct na de levering of aan het eind van de maand, in je eigen huisstijl en met de juiste betaalgegevens.
Debiteurenbeheer automatiseren en sneller betaald krijgen
Wie zelf facturen verstuurt en achter betalingen aan belt, verliest er elke week uren aan.
Wij automatiseren het versturen, het koppelen van betalingen en de herinneringen, zodat je weet wie nog moet betalen zonder dat je daar een lijst voor bijhoudt.
Facturen die zichzelf opvolgen
Een factuur versturen is het makkelijke deel. Het lastige begint daarna: is hij ontvangen, is hij betaald en wanneer moet je iets doen als dat niet gebeurt? Wij leggen die opvolging vast in vaste regels. Na het versturen houdt het systeem de vervaldatum in de gaten en pakt het de volgende stap op zodra die aan de beurt is.
Binnenkomende betalingen koppelen we aan de juiste factuur, op basis van factuurnummer, bedrag en tegenpartij. Een betaalde factuur verdwijnt daardoor vanzelf uit je lijst met openstaande posten. Betaalt een klant te weinig of te veel, dan komt dat als aparte melding bij jou terecht.
Overzicht
Wat je automatisch kunt laten lopen
Betaling koppelen
Binnenkomende bankregels worden gekoppeld aan de factuur, zodat je niets met de hand hoeft af te letteren.
Herinnering sturen
Na een afgesproken aantal dagen gaat er een vriendelijke herinnering uit, in een toon die bij jou past.
Overzicht bijhouden
Een scherm met openstaande bedragen, ingedeeld naar hoe lang ze al openstaan.
Herinneringen die bij je klanten passen
Niet elke klant verdient dezelfde behandeling. Een vaste klant die één keer een factuur vergeet, wil je anders benaderen dan iemand die structureel te laat betaalt. Daarom stellen we de herinneringen per klantgroep in. Voor sommige klanten gaat er na vijf dagen een mail uit, en bij een belangrijke relatie krijg je liever eerst een seintje om zelf te bellen.
Je ziet de herinneringen ook terug in een overzicht, zodat je nooit verrast wordt door een klant die zegt dat hij niets heeft gekregen. Wil je dat klanten zelf hun facturen kunnen bekijken en betalen, dan past daar een klantportaal met openstaande facturen goed bij.
De koppeling met bank en boekhoudpakket regelen we via koppelingen tussen je systemen. Zo hoef je gegevens nergens dubbel in te voeren.
Ook voor terugkerende facturen is automatisering handig. Een abonnement of een maandelijkse dienst kan elke maand vanzelf worden gefactureerd, met de juiste bedragen uit je afspraken. Je controleert de lijst één keer, en daarna loopt het door tot er iets verandert, bijvoorbeeld een nieuw tarief of een opgezegde klant.
Aanpak
Zo werkt het in de praktijk
- 01
Betaaltermijnen vastleggen
We noteren welke afspraken je met welke klanten hebt.
- 02
Herinneringen schrijven
Je keurt de teksten goed, zodat ze klinken zoals jij het zou zeggen.
- 03
Bank koppelen
Betalingen komen automatisch binnen en worden aan facturen gehangen.
- 04
Bijsturen
Na een paar weken kijken we welke regels wel en niet werken.
Waar we voorzichtig mee zijn
Automatisch herinneren is prima, automatisch incasseren of dreigen is dat niet. Een aanmaning met extra kosten of een overdracht aan een incassobureau zetten we nooit zonder jouw akkoord in gang. Daar hoort een persoonlijk oordeel bij, want een klantrelatie is meer waard dan een betaaltermijn.
Ook je eigen inkoopkant hoort in het beeld. Hoe die werkt, lees je bij inkoopfacturen en betalingen. Samen geven ze een eerlijk beeld van je geld dat binnenkomt en dat eruit moet.
Het doel is niet minder contact met je klanten, maar beter contact. Als de routine automatisch loopt, houd je tijd over voor het gesprek met de klant die écht een probleem heeft. Die persoonlijke aandacht is meestal ook de reden dat klanten blijven.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel je voor dat je een adviesbureau hebt met veertig vaste klanten. Elke maand stuur je facturen, en elke maand zijn er vijf klanten die vergeten te betalen. Nu kost het je een uur om uit te zoeken wie, en een tweede uur om te mailen. Met automatische herinneringen duurt dat nog een paar minuten.
Je kijkt alleen nog naar de klanten die ondanks de herinnering niet betalen. Daar bel je zelf mee, en dat gesprek gaat beter omdat je precies weet wat er is verstuurd. Zo houd je grip op je geld zonder dat het je week vult.
Vragen
Veelgestelde vragen
Ja. We schrijven een voorstel en jij past het aan. Je kunt per klantgroep een andere toon en een ander moment kiezen.
Je kunt een factuur markeren als in discussie. Dan stopt het systeem met herinneren totdat jij het weer vrijgeeft.
Ja, maar dan moet je betalingen met de hand afvinken of een bankbestand uploaden. Met een koppeling gaat het sneller en zijn er minder fouten.
Dat kan, als je een betaaldienst gebruikt die dat aanbiedt. We kijken in het gesprek welke past bij je klanten en wat het kost.
Een eenvoudige opzet met herinneringen en bankkoppeling kan binnen enkele weken draaien. Een uitgebreidere opzet met klantportaal en meerdere klantgroepen duurt langer, en die bouwen we in stappen op.
Vrijblijvende informatie
Kom langs op afspraak of bel 06-23424070. Vertel hoeveel facturen je per maand verstuurt, dan schatten we samen wat automatisering je oplevert.
- Kennismaken op kantoor aan De Keeg 7 of via Microsoft Teams
- Persoonlijk advies, afgestemd op jouw situatie
- Je hoort binnen één werkdag van ons
- Vrijblijvend: geen verplichtingen; prijs op aanvraag
