Inkoop
Facturen binnenhalen, uitlezen en klaarzetten voor boeking en betaling, zonder dat iemand ze hoeft over te typen.
Financiële administratie automatiseren zonder gedoe
Een financiële administratie bestaat voor een groot deel uit herhaling: facturen openen, bedragen overtypen, bankregels afletteren en elke maand dezelfde overzichten maken.
Veel van dat werk kan automatisch. Bij ValkNXT richten we je administratie zo in dat jij alleen nog beoordeelt wat echt een oordeel vraagt.
Wat in je administratie vanzelf kan lopen
Niet alles in een administratie is geschikt voor automatisering, maar verrassend veel wel. Een inkoopfactuur die per mail binnenkomt kan worden uitgelezen en klaargezet voor boeking. Een banktransactie met een factuurnummer in de omschrijving kan worden gekoppeld aan de juiste post. Een maandoverzicht met omzet, kosten en openstaande bedragen hoeft niemand elke maand opnieuw samen te stellen.
Wij kijken eerst naar wat jij en je collega's nu met de hand doen. Daarna bepalen we welke handelingen zich lenen voor een vaste regel en welke je beter zelf houdt. Zo bouwen we geen systeem dat alles wil beslissen, maar een systeem dat het saaie voorwerk doet en je laat zien wat er nog nagekeken moet worden.
Overzicht
Vier onderdelen die we automatiseren
Verkoop
Facturen versturen, betalingen koppelen aan de juiste post en herinneringen laten uitgaan als een factuur te lang openstaat.
Aangiften
De gegevens voor btw en andere aangiften op tijd verzamelen, met een melding als er iets ontbreekt.
Salaris
Mutaties doorgeven en loonstroken laten klaarzetten volgens vaste afspraken, met een controle voordat het wordt verstuurd.
Hoe de onderdelen op elkaar aansluiten
De onderdelen werken het best als ze op elkaar aansluiten. Bij inkoopfacturen automatisch verwerken gaat het om alles wat binnenkomt en betaald moet worden. Aan de verkoopkant helpt het als je verkoopfacturen en betalingen bewaakt zonder elke week een lijst na te lopen.
Rond de aangifte wil je geen zoekwerk meer. Als de boekingen kloppen, kun je aangiften voorbereiden zonder zoekwerk en ben je niet afhankelijk van een drukke laatste week. Heb je personeel, dan zorgt een vast ritme voor salarisverwerking die op tijd klaar is. Elke pagina beschrijft wat wij daar automatiseren en wat bij jou of je boekhouder blijft.
Daarnaast kijken we naar wat je al hebt. Veel boekhoudpakketten bieden zelf functies voor herkenning, bankkoppelingen of herinneringen. Die zetten we eerst aan voordat we iets nieuws bouwen, omdat een standaardoplossing goedkoper en minder kwetsbaar is. Pas als een pakket iets niet kan, bouwen we er een koppeling of een eigen onderdeel omheen.
Aanpak
Zo pakken we het aan
- 01
Inventariseren
We lopen samen na welke handelingen je elke week of maand herhaalt.
- 02
Regels afspreken
We leggen vast wat automatisch mag gebeuren en wat je zelf wilt beoordelen.
- 03
Inrichten
We koppelen je pakket, je bank en je mailbox en testen met echte voorbeelden.
- 04
Controleren
Na een paar maanden kijken we of de regels nog kloppen en passen ze aan.
Waar een mens nodig blijft
Automatisering in de administratie heeft grenzen, en die benoemen we liever vooraf. Een systeem kan een bedrag uitlezen, maar het weet niet of een uitgave zakelijk is. Het kan een boeking voorstellen, maar het beslist niet over de btw-behandeling van een bijzondere situatie. Daar blijft een mens nodig, en dat is ook goed zo.
Daarom werken we met voorstellen en controlemomenten. Wat zeker is, loopt automatisch door, en wat afwijkt komt in een lijst terecht bij jou of je boekhouder. Zo houd je de controle zonder dat je elke factuur zelf hoeft aan te raken.
Zoek je vooral iemand die de boekhouding voor je uitvoert en wil je geen koppelingen of systemen? Dan is een gewoon administratiekantoor vaak een betere keuze. We zeggen dat liever eerlijk dan dat we iets bouwen wat je niet nodig hebt.
We beginnen altijd klein. Eén vaste handeling die elke week terugkomt is genoeg om te testen of automatisering voor jouw bedrijf loont. Pas daarna kijken we naar de volgende stap, en je beslist zelf of je die wilt zetten.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel je voor dat je een installatiebedrijf met zes medewerkers hebt. Elke week komen er tientallen inkoopfacturen binnen, en elke vrijdag zit iemand een paar uur met de bonnen. Met een vaste inbox, automatische herkenning en een bankkoppeling verdwijnt het grootste deel van dat werk. De vrijdagmiddag bestaat dan uit het nalopen van een korte lijst met uitzonderingen.
Het resultaat is niet dat de administratie verdwijnt, maar dat ze doorloopt zonder dat iemand erachteraan hoeft. Je ziet sneller wat er openstaat, en je boekhouder krijgt aan het eind van de maand een administratie waar weinig meer in hoeft te worden rechtgezet.
Vragen
Veelgestelde vragen
Nee, het haalt voorwerk weg. Het oordeel over bijzondere boekingen en aangiften blijft bij een mens, en je boekhouder houdt daardoor meer tijd over voor advies.
Dat hangt af van je pakket en de koppelingen die het aanbiedt. In het eerste gesprek kijken we welk pakket je gebruikt en wat daar al mogelijk is, voordat we iets nieuws bouwen.
Ja, veel klanten starten met één onderdeel, zoals het herkennen van inkoopfacturen. Werkt dat goed, dan voeg je later de bankkoppeling of de verkoopkant toe.
Toegang tot je pakket en een paar voorbeelden van facturen en bankregels. Verder vragen we vooral hoe jij nu werkt, zodat de regels aansluiten bij je gewoonten.
Dat hangt af van het aantal onderdelen. Een eerste onderdeel, zoals het herkennen van inkoopfacturen, kun je vaak binnen een paar weken testen. Een volledig ingerichte administratie bouwen we in stappen op, in het tempo dat bij je bedrijf past.
Vrijblijvende informatie
Kom langs op afspraak of bel 06-23424070. Laat weten welke handelingen je elke maand opnieuw doet, dan kijken we wat zich leent voor automatisering.
- Kennismaken op kantoor aan De Keeg 7 of via Microsoft Teams
- Persoonlijk advies, afgestemd op jouw situatie
- Je hoort binnen één werkdag van ons
- Vrijblijvend: geen verplichtingen; prijs op aanvraag
