Mail sorteren
Inkomende mail wordt gelabeld, samengevat en doorgestuurd naar degene die erover gaat.
AI-oplossingen voor mail, documenten en klantvragen
AI is geen toverstaf, maar het kan saai uitzoekwerk goed overnemen: een mailbox sorteren, een factuur uitlezen of een veelgestelde klantvraag voorbereiden.
Wij zetten AI alleen in waar het werk zich herhaalt en een fout te herstellen is. Een mens houdt altijd de laatste beslissing.
Mail sorteren en doorsturen
Bij veel bedrijven komt alles binnen op één adres, zoals info@ of administratie@. Daar staan offerteaanvragen, facturen, klachten, vragen en reclame door elkaar. Iemand leest alles, bepaalt wat het is en stuurt het door. Dat kost elke dag tijd, en het gaat mis zodra die persoon op vakantie is.
Een AI-model kan de inhoud van een mail lezen en bepalen waar die over gaat. Het geeft de mail een label, bijvoorbeeld offerte, factuur, klacht of vraag, en zet hem in de juiste map of stuurt hem door naar de juiste collega. Het maakt ook een samenvatting van twee zinnen, zodat je niet elke lange mail hoeft te openen.
Sorteren is een veilige taak, want een foute map is zo hersteld. Het automatisch beantwoorden van mail is dat niet. Daarom laten we AI hooguit een concept schrijven dat jij of een collega controleert voordat het wordt verstuurd.
Overzicht
Waar AI bij je bedrijf kan helpen
Documenten herkennen
Facturen, contracten en formulieren worden uitgelezen, zodat de gegevens niet overgetypt hoeven te worden.
Klantvragen voorbereiden
Veelgestelde vragen krijgen een conceptantwoord op basis van je eigen informatie, dat een medewerker goedkeurt.
Samenvatten
Lange mailwisselingen, notulen of rapporten worden teruggebracht tot de punten waar jij iets mee moet.
Documenten laten herkennen
Facturen, bonnetjes en formulieren bevatten gegevens die iemand anders over moet typen: een bedrag, een datum, een rekeningnummer. Moderne herkenning leest die velden uit, ook als de lay-out per leverancier verschilt. De uitkomst gaat daarna naar je boekhouding of naar het systeem waar de gegevens in horen, zoals beschreven bij administratie automatiseren met herkenning.
Herkenning maakt fouten, en daarom werken we met een zekerheidsniveau. Is het systeem zeker, dan loopt de gegevensstroom door. Is het twijfelachtig, bijvoorbeeld omdat een bedrag afwijkt van eerdere facturen, dan komt het in een controlelijst. Zo besteed je tijd aan de uitzonderingen in plaats van aan elk document.
Documenten met persoonsgegevens, zoals contracten of identiteitsbewijzen, vragen extra zorg. Wij bespreken vooraf welke gegevens naar welke dienst gaan, waar die worden verwerkt en welke afspraken daarover bestaan. Past dat niet bij jouw wensen, dan zoeken we een andere route of laten we AI weg.
Aanpak
Zo voeren we een AI-oplossing in
- 01
Taak afbakenen
We kiezen één taak, zoals het sorteren van een mailbox, waar de uitkomst duidelijk is.
- 02
Voorbeelden verzamelen
We gebruiken je eigen mails of documenten om te testen wat goed en wat fout gaat.
- 03
Naast het handwerk draaien
Een paar weken doet het systeem mee zonder iets te beslissen, zodat je de uitkomsten kunt vergelijken.
- 04
Aanzetten met controle
Pas als de resultaten betrouwbaar zijn, laten we het zelfstandig sorteren met steekproeven.
Klantvragen voorbereiden
Veel klantvragen komen steeds terug: hoe lang duurt een levering, wat zijn de openingstijden, hoe verander ik mijn adres. Een AI-model kan op basis van je eigen informatie een antwoord voorstellen. Een medewerker leest het na en verstuurt het, of past het aan als de situatie afwijkt. Zo krijgt de klant sneller antwoord zonder dat het onpersoonlijk wordt.
Wij raden zelden aan om een chatbot vrij te laten antwoorden aan klanten, zeker niet over prijzen, garanties of klachten. Een fout antwoord kan je meer kosten dan het bespaart. Wat wel goed werkt, is een zoekfunctie in een klantportaal waar klanten zelf kunnen kijken, met antwoorden die jij hebt geschreven en goedgekeurd.
Hoe zo'n traject verloopt, van het eerste gesprek tot de oplevering, lees je bij hoe een traject verloopt. We beginnen altijd met een kleine proef, zodat je ziet wat AI voor je kan doen voordat je er veel geld in steekt.
Wat we bewust niet doen
We laten AI geen beslissingen nemen over geld, contracten of personeel. We sturen geen klantgegevens naar een dienst zonder dat je weet welke dienst dat is en waar de gegevens worden verwerkt. En we beloven geen resultaten waar geen bewijs voor is, zoals een systeem dat nooit een fout maakt.
Het werkt het best als je AI ziet als een zeer snelle stagiair: bruikbaar voor voorwerk, onhandig bij uitzonderingen en altijd gebaat bij een controle. Met die verwachting bouwen we, en daarom blijven de oplossingen die we maken ook na maanden nog bruikbaar.
Vragen
Veelgestelde vragen
Voor sorteren, uitlezen en voorbereiden meestal wel, mits er een controle op zit. Voor beslissingen over geld, contracten of klachten niet. We zetten AI daarom alleen in voor voorwerk.
Dat bespreken we vooraf. Je weet welke dienst we gebruiken, waar de gegevens worden verwerkt en welke afspraken er zijn. Past dat niet bij jou, dan kiezen we een andere route.
Dan zie je dat in de controlelijst of bij een steekproef, en corrigeer je het. We bouwen zo dat een fout te herstellen is en niet ongemerkt doorloopt.
Meestal niet. De meeste oplossingen draaien op de achtergrond en werken via je mailbox, je boekhoudpakket of een webpagina.
Dat hangt af van de taak en de hoeveelheid. We beginnen met een kleine proef, zodat je ziet wat het oplevert voordat je een groter bedrag vastlegt.
Vrijblijvende informatie
Kom langs op afspraak of bel 06-23424070. Beschrijf welke mail of welke documenten je het meest tijd kosten, dan bekijken we wat AI daarin kan doen.
- Kennismaken op kantoor aan De Keeg 7 of via Microsoft Teams
- Persoonlijk advies, afgestemd op jouw situatie
- Je hoort binnen één werkdag van ons
- Vrijblijvend: geen verplichtingen; prijs op aanvraag
