Boekhouding
Facturen en betalingen worden automatisch doorgegeven, zodat je niets hoeft over te boeken.
Workflows en koppelingen die je systemen laten samenwerken
De meeste bedrijven gebruiken meerdere pakketten die elkaar niet kennen: een boekhouding, een webshop, een mailprogramma en een bank.
Daardoor typt iemand dezelfde gegevens over, of exporteert hij een bestand en plakt hij het ergens anders in. Wij laten die systemen met elkaar praten en bouwen workflows die het werk tussendoor automatisch doorgeven.
Een workflow is een vaste route voor je werk
Een workflow beschrijft wat er gebeurt nadat iets is gebeurd. Een klant vult een formulier in, dus ontstaat er een taak, vertrekt er een bevestiging en komt de aanvraag in je planning. Een betaling komt binnen, dus wordt de factuur afgeletterd en krijgt de klant bericht. Dat klinkt eenvoudig, en dat is het ook, zodra je de stappen eenmaal hebt vastgelegd.
Het werk zit meestal in het nadenken over de uitzonderingen. Wat gebeurt er als een klant geen e-mailadres invult, als een bedrag niet klopt of als een stap blijft liggen? Wij bouwen die uitzonderingen mee in, met een herinnering of een melding, zodat er geen werk onderweg zoekraakt.
Je behoudt het overzicht. Elke workflow laat zien welke stap automatisch loopt en waar iemand moet ingrijpen, en je kunt altijd terugzien wat er is gebeurd. Dat maakt het makkelijker om iets aan te passen, en het helpt bij vragen over wie wat wanneer heeft gedaan.
Overzicht
Veelgevraagde koppelingen
Bank
Transacties komen vanzelf in je administratie en worden gekoppeld aan de juiste factuur of bon.
Webshop
Bestellingen, voorraad en klantgegevens lopen door naar je boekhouding en je verzendprogramma.
Formulieren en mail
Een aanvraag zet automatisch een taak, een bevestiging en een melding naar de juiste persoon.
Koppelingen met je bank, boekhouding en webshop
Een koppeling verbindt twee systemen via een standaardmanier van communiceren die een API heet. Je hoeft daar niets van te weten. Het gaat erom dat gegevens van het ene systeem naar het andere gaan zonder dat iemand ze opnieuw invoert. De meeste moderne pakketten bieden zo'n API, en voor oudere pakketten zoeken we een andere route.
Bankkoppelingen zijn een bijzonder geval. Via een goedgekeurde dienst haal je transacties automatisch op, zodat ze in je administratie verschijnen. Betalingen starten we nooit zonder jouw akkoord, want dat vraagt altijd een bevestiging in je eigen bankomgeving. Zo houd je de controle over je geld, ook als de rest automatisch loopt.
Bij een webshop gaat het om bestellingen, voorraad en klantgegevens. Die moeten naar je boekhouding en naar je magazijn of verzendprogramma. Hoe dat bij een webshop werkt, lees je bij een eigen webapplicatie voor je processen, die ook in de koppeling kan meedraaien.
Aanpak
Zo bouwen we een koppeling
- 01
Systemen in kaart brengen
We noteren welke pakketten je gebruikt en welke gegevens daartussen worden overgetypt.
- 02
Route bepalen
We kijken of er een standaardkoppeling is, of dat er maatwerk nodig is.
- 03
Bouwen met testgegevens
We testen met voorbeelden voordat er echte gegevens doorheen gaan.
- 04
Bewaken
We spreken af wie meldingen krijgt als een koppeling stilvalt of een wijziging nodig heeft.
Onderhoud en wat er mis kan gaan
Koppelingen zijn geen eenmalige klus. Een leverancier past zijn systeem aan, een inlog verloopt of een pakket krijgt een nieuwe versie. Dan kan een stroom ineens stoppen. Daarom bouwen we meldingen in, zodat je het meteen merkt en niet pas als een klant belt dat zijn bestelling niet is aangekomen.
Voor administratieve processen, zoals het verwerken van inkoopfacturen, staat de aanpak bij boekhouding en administratie automatiseren. Wil je documenten en mail slim laten verwerken voordat ze in je systemen komen, dan lees je meer over AI-oplossingen voor documenten.
We leggen vast hoe elke koppeling werkt en hoe je hem kunt uitzetten als een pakket wordt vervangen. Dat is geen ontwerp van twintig pagina's, maar een kort document waar je zelf of een andere partij mee verder kunt. Zo ben je niet voor altijd van ons afhankelijk.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel je voor dat je een online winkel hebt met een boekhouding en een apart verzendprogramma. Elke ochtend exporteert iemand de bestellingen, plakt ze in het verzendprogramma en boekt de verkopen met de hand. Het kost een uur per dag en er sluipen fouten in, zoals een bestelling die twee keer wordt verwerkt.
Met een koppeling gaat de bestelling direct naar het verzendprogramma en naar de boekhouding. Een betaling wordt automatisch gekoppeld aan de factuur, en een bestelling zonder adres komt in een lijst voor jou. De ochtend begint dan met de uitzonderingen en niet met de routine.
Vragen
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van of het pakket een API of exportfunctie heeft. De meeste moderne boekhoud-, webshop- en bankpakketten hebben dat. In het gesprek kijken we naar de pakketten die jij gebruikt.
Ja, mits je een goedgekeurde dienst gebruikt en zelf toestemming geeft. We starten nooit een betaling zonder dat jij die bevestigt in je eigen bankomgeving.
Dan kan een koppeling stilvallen. We bouwen meldingen in en spreken af wie het oppakt, zodat je het snel merkt en het snel is hersteld.
Eenvoudige instellingen, zoals wie een melding krijgt, kun je meestal zelf wijzigen. Voor aanpassingen in de koppeling zelf helpen wij je graag.
Een standaardkoppeling is vaak binnen enkele dagen werkend. Een koppeling met maatwerk of een oud pakket duurt langer. We schatten dat na het eerste gesprek.
Vrijblijvende informatie
Kom langs op afspraak of bel 06-23424070. Noem de pakketten waarin je dezelfde gegevens meerdere keren invoert, dan zoeken we de snelste koppeling.
- Kennismaken op kantoor aan De Keeg 7 of via Microsoft Teams
- Persoonlijk advies, afgestemd op jouw situatie
- Je hoort binnen één werkdag van ons
- Vrijblijvend: geen verplichtingen; prijs op aanvraag
