Uren en verlof
Medewerkers vullen ze in, jij keurt goed en de gegevens gaan door naar het salarispakket.
Loonadministratie automatiseren met minder handwerk per maand
Elke maand dezelfde cyclus: uren ophalen, mutaties doorgeven, loonstroken controleren en de aangifte klaarzetten. Dat kan slimmer.
Wij verzamelen de gegevens waar ze ontstaan, laten het salarispakket de berekening doen en zorgen dat jij vooral hoeft te controleren.
Gegevens verzamelen waar ze ontstaan
De meeste fouten in een salarisrun ontstaan bij het verzamelen van gegevens. Een medewerker stuurt zijn uren per app, iemand anders per mail en een derde belt het door. Wij zorgen dat alles op één plek binnenkomt, bijvoorbeeld via een app voor uren en verlof die medewerkers op hun telefoon gebruiken.
Uren en verlof komen daardoor in een vast formaat binnen en worden gecontroleerd op ontbrekende dagen of onwaarschijnlijke aantallen. Mutaties zoals een nieuwe medewerker of een wijziging in het contract gaan via een formulier, zodat niets in een gesprek of een mailtje verloren gaat.
Overzicht
Wat er automatisch kan
Mutaties
Een formulier voor nieuwe medewerkers of wijzigingen, met een controle op ontbrekende gegevens.
Loonstroken
Na de run komen de loonstroken klaar te staan en kun je ze in één keer versturen.
Aangifte
De gegevens voor de loonaangifte komen uit dezelfde bron als de loonstroken.
Een vast ritme per maand
Loon is werk met een klok erin. Een medewerker wil op tijd betaald krijgen, en de aangifte heeft een vaste datum. Daarom werken we met een maandkalender. Een paar dagen voor de run krijg je een herinnering met een overzicht van wat er mist. Op de dag zelf staat alles klaar en hoef je alleen nog te controleren.
Vaak is een koppeling met je boekhouding handig. De loonkosten komen dan automatisch in je cijfers, en je hoeft ze niet over te boeken. Hoe zo'n verbinding werkt, lees je bij koppelingen tussen je systemen.
De aangifte zelf hoort bij de bredere voorbereiding, zoals beschreven bij voorbereiden van je aangiften. Dat voorkomt dat loon en boekhouding elk een eigen versie van de cijfers hebben.
Verlof en ziekte verdienen eigen aandacht. Medewerkers vragen verlof aan via een formulier, jij keurt het goed en de uren en saldi worden bijgewerkt. Bij een ziekmelding gaat er een vaste reeks acties in gang, zodat je geen verplichting vergeet. Zo staat alles op één plek en niet verspreid over mails en notities.
Aanpak
Zo richten we het in
- 01
Huidige werkwijze bekijken
We kijken hoe uren, verlof en mutaties nu binnenkomen.
- 02
Invoer centraliseren
Medewerkers gebruiken één formulier of app in plaats van losse berichten.
- 03
Controles toevoegen
Het systeem meldt ontbrekende of afwijkende gegevens voor de run.
- 04
Koppelen
De uitkomst gaat door naar je salarispakket en je boekhouding.
Zorgvuldig met gevoelige gegevens
Loongegevens zijn privacygevoelig. Daarom beperken we de toegang tot wie het echt nodig heeft, en bewaren we niet meer dan nodig is voor de afgesproken taak. Medewerkers zien alleen hun eigen gegevens, en je kunt altijd terugkijken wie wat heeft gewijzigd.
Wat we niet doen, is zelf het loon berekenen met eigen formules. De berekening blijft bij een erkend salarispakket of bij een salarisverwerker. Wij zorgen voor de aan- en afvoer eromheen, en daar zit het meeste handwerk.
Wij blijven daarbij zo klein mogelijk in je gegevens. Wat niet nodig is voor de afgesproken taak, bewaren we niet. En als je stopt met een onderdeel, ruimen we de bijbehorende gegevens op in plaats van ze te laten liggen.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel je voor dat je een bakkerij hebt met twaalf medewerkers, waarvan de helft parttime. Elke maand moeten de uren worden opgehaald, en elke maand zijn er vragen over wie wanneer heeft gewerkt. Met een eenvoudige app voor uren en verlof zijn de gegevens vóór de run al compleet.
De controle gaat daarna snel. Een ontbrekende dag springt eruit, en een afwijkend aantal uren krijgt een melding. Je loopt dus alleen na wat opvalt, en de loonstroken staan klaar zonder dat iemand ze met de hand hoeft samen te stellen.
Een laatste punt is de overdraagbaarheid. Als jij op vakantie bent of iemand anders het loon overneemt, moet de werkwijze helder zijn. Daarom leggen we de vaste stappen van de maand op papier vast, met wie wat doet en welke gegevens waar vandaan komen. Zo blijft de salarisrun betrouwbaar, ook als er iemand ziek is of je team verandert.
Vragen
Veelgestelde vragen
Meestal niet. We kijken eerst welke koppelingen je huidige pakket heeft en bouwen daaromheen.
Ja, met een eenvoudige webapp die op elke telefoon werkt. Medewerkers hoeven er niets voor te installeren.
Alleen de mensen die je zelf aanwijst. Medewerkers zien hun eigen uren en verlof en niets van anderen.
Ja. Bij een paar medewerkers scheelt het minder tijd, maar je voorkomt wel fouten en je hebt een vaste werkwijze als het team groeit.
Dat hangt af van je pakket en de gegevens die erin moeten. Sommige pakketten hebben een standaardkoppeling, bij andere is maatwerk nodig. Na het eerste gesprek weet je wat het in jouw geval betekent.
Vrijblijvende informatie
Kom langs op afspraak of bel 06-23424070. Vertel hoeveel medewerkers je hebt en hoe je uren nu binnenkomen, dan zoeken we de eerste stap.
- Kennismaken op kantoor aan De Keeg 7 of via Microsoft Teams
- Persoonlijk advies, afgestemd op jouw situatie
- Je hoort binnen één werkdag van ons
- Vrijblijvend: geen verplichtingen; prijs op aanvraag
