Inkoopfacturen automatisch verwerken en betalen
Een inkoopfactuur hoort niet in een mailbox of map te blijven liggen tot iemand er tijd voor heeft.
Wij laten binnenkomst, herkenning, goedkeuring en betaling op elkaar aansluiten, zodat je op elk moment ziet wat er openstaat en wanneer het betaald moet zijn.
Van binnenkomst tot betaling
Facturen komen op meerdere manieren binnen: als bijlage in een mail, als pdf uit een portaal of als foto van een papieren bon. Wij zorgen dat ze op één plek terechtkomen. Daar worden leverancier, factuurnummer, bedrag, btw en vervaldatum uitgelezen, zodat niemand ze nog hoeft over te typen.
Daarna volgt de goedkeuring. Je bepaalt zelf wie wat mag goedkeuren, bijvoorbeeld alles onder een bepaald bedrag automatisch en de rest door jou. Is een factuur goedgekeurd, dan gaat hij naar de boeking en komt hij in het betaaloverzicht te staan met de juiste vervaldatum.
Kernpunten
Wat het oplevert
- Geen losse mails meer met facturen die je later moet terugzoeken.
- Een betaaloverzicht per week, met de vervaldatum bovenaan.
- Een waarschuwing bij een dubbele factuur of een afwijkend bedrag.
- Een duidelijke lijn van binnenkomst tot boeking, die je achteraf kunt nalopen.
Slim herkennen, voorzichtig beslissen
Het uitlezen van facturen gaat steeds beter, vooral met moderne herkenningstechniek. Meer over hoe dat werkt lees je bij documenten laten herkennen met AI. Toch behandelen we de uitkomst als een voorstel. Past een bedrag niet bij eerdere facturen van dezelfde leverancier, dan komt het in een controlelijst terecht in plaats van direct in de boeking.
Bijzondere aandacht gaat naar wijzigingen van rekeningnummers. Dat is een bekende vorm van fraude, en daarom laten we een nieuw IBAN nooit zomaar doorlopen. Zo'n wijziging vraagt altijd een handmatige bevestiging, bij voorkeur met een telefoontje naar de leverancier.
De koppeling met je boekhoudpakket en je bank regelen we via een koppeling met je bank en boekhoudpakket. Daardoor staat een betaalde factuur automatisch als betaald in je administratie en hoef je niets af te vinken.
Voor kleine bedrijven werkt dit net zo goed als voor grote. Een ondernemer met dertig facturen per maand wint minder uren dan iemand met driehonderd, maar de fouten verdwijnen in beide gevallen. Een dubbel betaalde factuur of een gemiste vervaldatum kost vaak meer dan het systeem dat dat voorkomt.
Aanpak
Zo richten we het in
- 01
Postbus inrichten
Een vast mailadres of uploadplek waar alle facturen naartoe gaan.
- 02
Herkennen testen
We proberen het met jouw eigen facturen en passen de regels aan.
- 03
Goedkeuring afspreken
Je kiest wie wat mag goedkeuren en bij welk bedrag.
- 04
Koppelen
Boeking en betaalstatus lopen automatisch door naar je pakket.
Wat er bij jou blijft
Automatiseren betekent niet dat je de controle kwijtraakt. Je blijft bepalen welke leveranciers je vertrouwt en welke bedragen extra aandacht krijgen. Ook het eigenlijke betalen kan onder jouw controle blijven, met een betaalbestand dat je zelf goedkeurt in je bankomgeving.
Wil je het geheel bekijken, dan past dit onderdeel in de bredere aanpak voor alles over je financiële administratie. De verkoopkant van je cijfers staat beschreven bij de verkoopkant van je administratie.
Je kunt het in fasen opbouwen. Eerst alleen de binnenkomst en herkenning, daarna de goedkeuring en als laatste de koppeling met je bank. Elke fase levert op zichzelf al tijd op, dus je hoeft niet te wachten tot alles klaar is om er iets aan te hebben.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel je voor dat je een groothandel hebt met zo'n tweehonderd leveranciers. Facturen komen binnen bij drie verschillende mensen, en niemand weet zeker welke al zijn betaald. Door alles naar één inbox te sturen krijgt iedere factuur een vaste plek en een vaste route. Een betaaloverzicht per week laat zien wat er moet gebeuren.
De eerste maand zie je vooral dat dubbele facturen en vergeten vervaldata opvallen. Daarna wordt het rustiger, omdat iedereen weet waar hij moet kijken. Het gaat niet om snelheid alleen, maar om een proces waar niemand meer naar hoeft te raden.
Een laatste voordeel is de controle achteraf. Een accountant of een collega kan altijd terugzien wanneer een factuur binnenkwam, wie hem heeft goedgekeurd en wanneer hij is betaald. Dat voorkomt discussies en maakt het opstellen van de jaarcijfers eenvoudiger, omdat elke boeking een duidelijk spoor heeft.
Vragen
Veelgestelde vragen
Ja, als je ze fotografeert of scant. De herkenning werkt op beeld, dus een foto met je telefoon is genoeg zolang de tekst goed leesbaar is.
Dan zie je dat in de controlelijst voordat het bedrag in de boeking komt. Je corrigeert het één keer, en het systeem leert dat voor volgende facturen van dezelfde leverancier.
Ja. Je kunt per persoon of per bedrag instellen wie een factuur mag goedkeuren, en je ziet later wie wat heeft goedgekeurd.
Meestal niet. We kijken eerst of je huidige pakket een koppeling heeft. Is dat niet zo, dan bespreken we samen wat een verstandige oplossing is.
Dat hangt af van het aantal facturen en de koppelingen die nodig zijn. Daarom noemen we pas een prijs nadat we je werkwijze hebben gezien. Je krijgt een voorstel voor alleen de eerste stap, zodat je niet in één keer een groot bedrag vastlegt.
Vrijblijvende informatie
Kom langs op afspraak of bel 06-23424070. Stuur ons een paar voorbeeldfacturen, dan laten we zien wat er automatisch uit gelezen kan worden.
- Kennismaken op kantoor aan De Keeg 7 of via Microsoft Teams
- Persoonlijk advies, afgestemd op jouw situatie
- Je hoort binnen één werkdag van ons
- Vrijblijvend: geen verplichtingen; prijs op aanvraag
